Μικρά μυστικά

Ανακαλύψτε δυνατότητες των Word και Excel 2010 που ίσως δε γνωρίζατε

Σας έχει τύχει να εισάγει το Word αυτόµατα µια ίσια γραµµή κατά µήκος του κειµένου σας, ενώ το µόνο που θέλατε ήταν να προσθέσετε µερικές διακεκοµµένες παύλες; Εντάξει, αυτό δεν είναι κάτι ιδιαίτερα σηµαντικό, αποτελεί όµως ένα από τα κλασικά προβλήµατα που µπορεί να προκύψουν κατά την καθηµερινή εργασία µε το Word και το Excel. Και αν επιχειρήσει κανείς να ανατρέξει στη λειτουργία βοήθειας της Microsoft, τότε θα βρεθεί σε έναν κυκεώνα πληροφορίας. Για να σας βοηθήσουµε σε µερικά από τα πιο συνηθισµένα προβλήµατα, σας παραθέτουµε παρακάτω µια πληθώρα συµβουλών για πιο αποτελεσµατική εργασία µε το Word και το Excel 2010. Να σηµειώσουµε ότι πολλές από αυτές ισχύουν και για τις προηγούµενες εκδόσεις των προγραµµάτων.

Δύο διαφορετικές όψεις
Το συγκεκριµένο tip εφαρµόζεται τόσο στο Word όσο και στο Excel [λίγο διαφορετικά]. "Σπάζοντας" το παράθυρο ενός εγγράφου στα δύο, µπορείτε να επεξεργαστείτε και να δείτε ταυτόχρονα δύο διαφορετικά αποσπάσµατά του. Για να το κάνετε αυτό, επιλέγετε από την καρτέλα View [Προβολή] την εντολή Split [Διαίρεση]. Στη συνέχεια µετακινηθείτε ανάµεσα στα δύο τµήµατα του εγγράφου, µε κλικ του ποντικιού σε αυτά ή µε το πλήκτρο F6. To Word σάς επιτρέπει ακόµα και να αλλάξετε το επίπεδο zoom σε κάθε τµήµα [εικ. 1], ενώ µπορείτε να µεταφέρετε το σηµείο διαχωρισµού σε όποιο σηµείο τού εγγράφου θέλετε. Για να επαναφέρετε το έγγραφο στην κανονική µορφή απεικόνισης, επιλέγετε την εντολή Remove Split [Κατάργηση διαίρεσης].

Σχήματα
Όσοι χρησιµοποιούν PowerPoint, γνωρίζουν ότι µπορούν να επεξεργαστούν ποικιλοτρόπως τα σχήµατα που εισάγουν. Όταν εισάγετε σχήµατα σε ένα έγγραφο του Word ή σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, ο ευκολότερος τρόπος για να τα µετακινήσετε είναι να χρησιµοποιήσετε το Selection Pane [Παράθυρο Επιλογής] στην καρτέλα Drawing Tools [Εργαλεία Σχεδίασης]. Σηµειωτέον ότι αυτή η καρτέλα εµφανίζεται µόνο όταν επεξεργάζεστε ή κάνετε κλικ πάνω σε ένα γραφικό. Το Selection Pane σάς διευκολύνει να διαλέξετε ένα σχήµα που κρύβεται πίσω από κάποιο άλλο – απλώς το επιλέγετε από τη λίστα τού Παραθύρου Επιλογής [εικ. 2] και στη συνέχεια χρησιµοποιείτε τα βελάκια για να το µετακινήσετε στο σηµείο που θέλετε.

Συνδυάζοντας landscape και portrait στο ίδιο έγγραφο
Για να µορφοποιήσετε ένα τµήµα τού εγγράφου σας σε κατακόρυφο [portrait] προσανατολισµό και κάποιο άλλο σε οριζόντιο [εικ. 3], εισάγετε αλλαγή ενότητας πριν και µετά το τµήµα που σας ενδιαφέρει. Κάνετε κλικ στην αρχή του τµήµατος κειµένου από το οποίο θέλετε να ξεκινήσει η απεικόνιση σε landscape. Στη συνέχεια, από την καρτέλα Page Layout [Διάταξη Σελίδας], επιλέγετε Breaks [Αλλαγές] και µετακινείστε στο πεδίο Section Breaks [Αλλαγές Ενοτήτων], όπου επιλέγετε το New Page [Επόµενη Σελίδα].

Ακολούθως κάντε κλικ στο τέλος του τµήµατος κειµένου που θέλετε και εισάγετε το ίδιο break όπως και πριν. Μετά πατήστε σε οποιοδήποτε σηµείο τής περιοχής κειµένου που έχετε σηµατοδοτήσει και επιλέξτε την καρτέλα Page Setup [Διαµόρφωση σελίδας]. Κάντε κλικ στην καρτέλα Margins [Περιθώρια], επιλέξτε Landscape [Oριζόντιος] ή Portrait [Κατακόρυφος], δώστε στο Apply [Eφαρµογή] την παράµετρο "This Section" [Σε αυτήν την ενότητα] και ολοκληρώστε µε κλικ στο ΟΚ.

Χρησιμοποιήστε το Word για το blog σας Το Word περιλαµβάνει µια λειτουργία που σας επιτρέπει να δηµιουργήσετε post σε ένα blog απευθείας από την οθόνη επεξεργασίας του εγγράφου, αν και η Microsoft προωθεί περισσότερο την υπηρεσία Windows Live Writer [Δωρεάν, explore.live.com] γι' αυτήν τη δουλειά. Από το µενού File [Αρχείο] πατήστε New [Δηµιουργία] και µετά από τα διαθέσιµα πρότυπα επιλέγετε Blog Post [Δηµοσίευση ιστολογίου] [εικ. 4]. To Word θα ανοίξει τότε ένα έγγραφο, στο οποίο µπορείτε να πληκτρολογήσετε τον τίτλο και το περιεχόµενο του post σας. Μόλις τελειώσετε, επιλέγετε την καρτέλα Blog Post [Καταχώριση ηµερολογίου Web] και κάνετε κλικ στο Publish [Δηµοσίευση].Την πρώτη φορά που θα το κάνετε αυτό, ο σχετικός wizard θα σας ζητήσει να εισάγετε το URL του blog σας, το username και το password. Κάντε κλικ στο ΟΚ και το post σας θα ανέβει στο blog. Επιπλέον, µε τη λειτουργία διαχείρισης των λογαριασµών σας θα µπορέσετε να προσθέσετε και να διαχειριστείτε όλα τα blogs σας. Έχετε, ωστόσο, κατά νου ότι αυτή η λειτουργία παρουσιάζει προβλήµατα σε µερικές υπηρεσίες όπως το Blogger.

Ένα φύλλο κάθε φορά
Aν θέλετε να κρατήσετε το βιβλίο εργασίας σας λιτό και αποτελεσµατικό, ίσως να σας ενοχλεί το γεγονός ότι το Excel δηµιουργεί πάντα ένα νέο workbook µε τρία φύλλα εργασίας. Για να αλλάξετε αυτήν την προκαθορισµένη ρύθµιση, επιλέξτε File [Αρχείο] και στη συνέχεια την καρτέλα General [Γενικά]. Καθορίστε τις ρυθµίσεις που θέλετε στο "When creating new workbooks" [Κατά τη δηµιουργία νέων φύλλων εργασίας]. Μπορείτε να καθορίσετε τo προκαθορισµένo font και µέγεθος, όπως φυσικά και τον αριθµό των φύλλων εργασίας που θα δηµιουργούνται αυτόµατα [εικ. 5].

Δώστε ονόματα
Eίναι πιο εύκολο να θυµάται κανείς ονόµατα παρά αριθµούς. Κατ' επέκταση, είναι πιο εύκολο να εργαστείτε µε ένα πλήθος κελιών µε συγκεκριµένη ονοµασία. Για να δώσετε µια ονοµασία σε δεδοµένα που περιέχονται σε κάποια κελιά, αρχικά επιλέξτε τα. Από την καρτέλα Formulas [Τύποι], κάντε κλικ στο Define Name [Ορισµός Ονόµατος], δώστε µια ονοµασία και αφιερώστε λίγο χρόνο για να γράψετε ένα επεξηγηµατικό σχόλιο γι’ αυτήν την οµάδα αριθµών ώστε να ξέρετε περί τίνος πρόκειται. Οποτεδήποτε θέλετε να επιλέξετε µια συγκεκριµένη περιοχή, µπορείτε να το κάνετε µε την ονοµασία της. Δίνοντας ονόµατα σε µια περιοχή µε αριθµούς, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε το όνοµα σε έναν τύπο αντί για ένα σετ από κελιά. Πατήστε F2 για να ενεργοποιήσετε την µπάρα τύπων και δώστε την ονοµασία εκεί που βρίσκεται η περιοχή κελιών.


Αναλυτική µπάρα κατάστασης
Μπορείτε να ρυθµίσετε τι είδους δεδοµένα θα εµφανίζει το Excel στην µπάρα κατάστασης [status bar]. Εξ ορισµού η status bar του Excel εµφανίζει, µεταξύ άλλων, τον µέσο όρο [Average], το πλήθος [Count] και το άθροισµα [Sum] των επιλεγµένων κελιών. Αν, ωστόσο, κάνετε δεξί κλικ στην µπάρα κατάστασης, θα δείτε ένα µενού µέσω του οποίου µπορείτε να καθορίσετε τι θα απεικονίζεται. Για παράδειγµα, η ελάχιστη και η µέγιστη τιµή µιας περιοχής, ο αριθµός των κελιών που περιέχουν αριθµούς κ.λπ.